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Depuis plusieurs mois déjà, nous utilisons le logiciel Hestia Solution à Autisme Estrie et nous l'adorons!

Les débuts sont fastidieux car il faut déterminer différentes catégories à plusieurs niveaux dans le logiciel (catégories de notes, catégories d'activités, catégorie de participants, etc.) pour pouvoir commencer à l'utiliser. Au début, par exemple, nous avions trop détaillé la catégorie des ''appels'' donc cela rendait la tâche plus ardue quand venait le temps de rentrer un appel. Après quelques semaines d'utilisation, il nous a été conseillé de faire une 'simulation de statistiques' et cela a été d'une grande aide pour ajuster toutes nos catégories, en fonction de ce que nous avons besoin comme données à la fin de l'année et d'ainsi regrouper certaines catégories.

Les premières semaines ont demandé de l'adaptation pour tout le monde, car nous fonctionnions 'à l'ancienne' depuis toujours, avec notamment des tableaux excel partagés, dossiers papiers, notes évolutives papiers, etc. Une fois cette adaptation faite, quel bonheur et quel gain de temps pour tous !

Voici quelques exemples d'utilisation que nous faisons du logiciel pour vous donner une petite idée :

• Catégorie Appels : mon assistante/agente à l'accueil note tous les appels qu'elle reçoit dans la catégorie ''appels'' si c'est un client que l'on ne connaît pas (ou directement dans une note évolutive dans sa fiche si c'est un client qui a déjà une fiche client). Elle peut ensuite 'taguer' l'employé(e) qui a besoin d'être informé de cet appel et cet(te) employée recevra une note pour aller lire ces infos. Si elle me cédule un RDV de soutien avec un parent, je serais donc immédiatement informée de la date/l'heure du RDV ainsi que des informations échangées pendant cet appel, ce qui me permet aussi de préparer ma rencontre avec le parent/personne TSA en question.
• Notes de suivi/d'intervention: L'intervenante clinique fait toutes ses notes évolutives (appel/rencontre parent, appel/rencontre partenaire, participation à un PSI, utilisation d'un nouvel outil, etc.) dans chaque dossier participant et cela permet un suivi plus simple et rapide lorsque nous avons besoin d'avoir accès à certaines notes (versus le dossier papier). Nous pouvons aussi joindre des fichiers PDF directement à la note ou au dossier général. Cela nous permet de joindre les PSI à jour, les autorisations de communiquer, rapport d'incident, un rapport diagnostic, un protocole de retour à la maison, un formulaire de mesure contraignante planifiée signée, etc. On y inscrit également, la date et la durée de la rencontre.
• Fiche clients/personnes: elles sont détaillées de sorte que cela nous permet en un coup d’œil de valider si nous avons certaines autorisations ou non (ex : application de crème solaire, donner médication en vente libre, autorisation de prises de photos, etc.), les différents diagnostics de la personne peuvent y être inscrit, ainsi que les allergies. Nous pouvons aussi faire des recherches générales dans le logiciel par exemple pour avoir la liste de toutes les personnes dont nous pouvons prendre et publier des photos.
  Les fiches clients s'adaptent autant à nos participants de répits, qu'aux clients TSA que j'ai en suivi individuel, qu'aux parents, qu'aux employés (pour nos notes de suivis RH) etc.
  Nous pouvons aussi ajouter à chaque fiche les "Ressources extérieurs", les partenaires au dossier du participant s'y retrouvent et cela est facilitant pour savoir avec qui rentrer en contact au besoin.
  Nous pouvons aussi faire des "Groupes", par exemple, pour deux frères qui viennent en répit, et dont les parents sont séparés. Chacun a une fiche individuelle nous permettant d'avoir les informations détaillées de chaque enfant, les coordonnées des deux parents, à qui nous facturons ainsi que de faire les notes de suivi dans les fiches de la personne concernée. Si nous sommes sur la fiche d'une de ces 4 personnes, il apparaîtra qu'elle 'appartient' au "groupe Famille X" et cela nous permet rapidement de savoir qui est le contact d'urgence/qui facturer pour la comptable, ou savoir dans quelle famille d'accueil est ce participant.
• "Organismes/entreprises": permet d'enregistrer les différents partenaires avec qui nous travaillons et auprès de qui nous référons les clients. Nous pouvons ainsi avoir accès aux notes évolutives des échanges avec les différents TS, TES (CIUSSS, commissions scolaires, etc.) et également, lorsque j'effectue une note évolutive en suivi individuel, je peux indiquer quelle(s) ressource(s) j'ai référée pendant la rencontre, et lorsque je vais sur la fiche du partenaire en question, à la fin de l'année cela me dira combien de fois dans l'année j'ai référé à cet organisme. Cela est facilitant pour nous, notamment pour le CIUSSS qui nous demande chaque année combien nous avons référé de personnes adultes au privé pour l'évaluation diagnostique du TSA.
• "Activités" permet autant d'y inscrire les répits de fin de semaine, les congés pédagogiques que les activités reliées au volet ''soutien'' (soirées jeux adultes TSA, café rencontre, conférence, etc.). Nous mettons le titre de l'activité, puis la date de celle-ci et ensuite nous sélectionnons la catégorie reliée à l'Activité (ex :répit de fin de semaine, soirées adultes TSA, Femmes adultes Asperger, etc.). Nous pouvons inscrire tous les participants qui sont inscrit à cette journée, sélectionner la tranche d'âge (toujours pour simplifier les statistiques ), la durée de l'activité (ex : répit complet, 1/2 répit, soirée), puis sélectionner le prix que la personne devra payer. Une fois l'Activité passée, nous inscrivons si la personne était 'présente' 'absente-chargée' 'absente-non chargée (maladie ou prévenue) et si elle a payée l'activité ou non. Cela nous permet rapidement de savoir le nombre personnes présentes aux différentes activités, combien d'inscrits versus combien de présents, qui a payé ou non etc.
• "Dons" permet d'enregistrer tous les dons reçus tout au long de l'année et créer un reçu officiel pour impôts en cliquant sur un simple bouton (après avoir configuré le logo, la signature de la personne désignée etc.). Nous pouvons même ajouter certaines informations sur le donateur, quand le recontacter si c'est un donneur récurrent, etc. Cela donne un graphique des différents dons reçus tout au long de l'année, des montants, etc. Les dons peuvent être en argent, en biens ou autre, nous déterminons les différentes catégories.
• "Bénévolat" permet de rentrer tous les bénévoles, leurs disponibilités, etc. Nous utilisons cette catégorie pour le moment surtout pour les stagiaires (suivi des heures faites, leur disponibilité etc.) que nous recevons tout au long de l'année puisque nous fonctionnons très peu avec des bénévoles.
• "Calendrier": permet d'avoir un aperçu de toutes les activités effectuées ou à venir (vous pouvez choisir quelles activités s'affichent ou non dans le calendrier).
• "Infos échanges": permet de s'envoyer des notes, soient ''générales'' et tous les utilisateurs du logiciel la verrons sur leur page d'accueil en ouvrant le logiciel (et recevrons une notification par courriel) soit entre personnes en sélectionnant à qui s'adresse la note. Nous l'utilisons plus souvent entre 2 personnes, par exemple, mon assistante et moi. Je lui note la démarche que je souhaite qu'elle effectue ''planifier RDV avec Madame X'' , ''Envoyer 50 pamphlets à telle adresse'' etc. Dès qu'elle effectue la tâche, elle supprime la note et je sais que c'est parce qu'elle l'a fait. Cela simplifie la vision d'ensemble de ce que chacun a à faire, et nous permet de s'y retrouver plus facilement que lorsque nous échangions ces informations dans nos conversations Teams (car parfois la tâche demandée se retrouve loin dans la conversation).

Nous pouvons aussi inscrire les adhésions, la date de paiement, de quelle façon ainsi que la catégorie de membership et si c'est une adhésion familiale, sélectionner le groupe famille pour que l'adhésion apparaisse chez tous les membres de la famille.

Aussi, l'administrateur (plusieurs administrateurs possible) peuvent choisir quel utilisateur à accès à quoi. Si l'utilisateur peut seulement 'lire' 'modifier' et/ou 'supprimer' la catégorie en question et ce pour toutes les catégories du logiciel.

C'est difficile de vous donner toutes les informations car le logiciel a beaucoup de facettes, mais en résumé, nous en sommes très satisfait ! Il s'adapte très bien à notre réalité (et nous avions fait de nombreuses recherches pour trouver un logiciel adapté à notre réalité) et bien que la prise en main est ardue (pour la création des catégories et prendre le réflexe de tout noter dans le logiciel) une fois mis en place, il est très intuitif et facile à utiliser ! Le soutien technique est aussi merveilleux si nous sommes bloqués dans quelque chose ou si nous avons des suggestions d'amélioration. Nous avons d'ailleurs demander s'il serait possible de rendre certaines fiches ''verrouillées'' à certains utilisateurs du logiciel (par exemple les dossiers des intervenants pour que seuls les RH y ai accès, et la modification s'en vient prochainement!).

Il est certain que notre prochain rapport d'activités va être grandement simplifié par l’utilisation de ce logiciel puisque nous faisions toutes nos statistiques à la main ..!! Et aussi pouvoir documenter certains aspects appuyant d'éventuelles demandes d'augmentation de soutien à la mission et/ou à des Fondations.